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毎月どのくらいの時間働いているか、基本給や残業代など、それぞれどのくらいの支給額なのかを一目でチェックできる書類が「給与明細」です。しかし、給与明細がもらえずに困っている方は少なくありません。
本記事では、「給与明細の交付をしない会社は違法？」「もらえない場合はどこに相談すればいい？」「そもそも給与明細って必要？」という疑問に対して徹底的にお答えします。給与明細は、交付しなければ違法になり、社員であれば誰でも受け取る権利があります。
また、発行を怠った場合の罰則や交付方法、記載されている内容についても詳しく紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
仕事してお給料が発生する場合、会社はいかなる理由があろうと従業員に対して給与明細を交付しなければいけません。給与明細は、従業員全員が受け取るべき重要な必須書類のひとつです。給与明細の発行について、下記2つの基本的な情報をみていきましょう。
下記でそれぞれについて詳しく紹介します。
給与明細の発行は国税庁「所得税法」により、下記のように定められています。
居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。
引用：所得税法第二百三十一条（e-GOV法令検索）
また、源泉徴収票の交付も義務付けられており、下記のように提言されています。
「給与等」という。）の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その年において支払の確定した給与等について、その給与等の支払を受ける者の各人別に源泉徴収票二通を作成し、その年の翌年一月三十一日まで（年の中途において退職した居住者については、その退職の日以後一月以内）に、一通を税務署長に提出し、他の一通を給与等の支払を受ける者に交付しなければならない。ただし、財務省令で定めるところにより当該税務署長の承認を受けた場合は、この限りでない。
引用：所得税法第二百二十六条（e-GOV法令検索）
源泉徴収票は、従業員の氏名や住所、会社の名称、支払い確定している給与、所得税額、控除類、その他の参考にすべき事項などの記載が必要です。
仮に給与明細や源泉徴収票を発行しない、請求しても拒否した場合、「所得税法違反」となり厳しく罰せられます。どのような罰則が課せられるのかについては、本記事で後程詳しくお伝えするので、ぜひチェックしておきましょう。
会社の雇用形態は、正社員だけではなくアルバイトやパートなど様々ありますが、雇用形態に関係なく、会社は給与明細の発行が義務付けられています。会社で働く以上、例え週1回のアルバイトや時短のパートであってももらう権利があり、発行しない場合は違法行為とみなされてしまうでしょう。
そのため、「給与明細は正社員のみしか発行しない」「時短勤務の給与明細はない」「週〇日以上、もしくは〇時間以上の労働時間に達していなければ給与明細は発行しない」というように主張している場合、所得税法に違反していることになり正当な扱いとはいえません。
給与明細の発行は所得税法で定められており、不発行の場合「1年以上の懲役または50万円以下の罰金」が課せられます。この罰則は給与明細を発行しないだけではなく、発行した明細に虚偽の内容を掲載した場合も対象です。
給与明細がもらえない場合、速やかに行動を起こすようにしてください。こちらからの要求に対応してもらえないという状況が続けば、会社と従業員の信頼関係にも大きく影響するでしょう。その結果、給与明細の不発行が原因で退職するといったケースも珍しくありません。
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従業員の中には、「給与明細がなくても毎月給与が振り込まれているから問題ない」「毎回給与明細はすぐ処分してしまうからなくてもいい」と考えている方もいるのではないでしょうか。しかし、給与明細はとても大切な書類のひとつです。
特に重大な問題となるのが、給与額の詐称です。給与明細がなければ、振り込まれている給与が正しいかどうかの判断ができません。悪質な会社の場合、給与明細をわざと発行せず、本来支払うべき賃金の金額を故意にごまかしているというケースもあるでしょう。しかし、給与明細があれば、未払いの賃金をすぐに発見できます。
しかし、仮に未払いがあったとしても給与明細がなければ証拠がなく、会社への請求を思いとどまってしまい、正当な報酬を受け取れません。労働に対しての正当な対価をしっかりと獲得するためにも、必ず受け取りましょう。
前述したように、給与明細がなければ振り込まれた金額が正しいか調べられません。会社との信用問題にも大きく影響するため、給与明細は必ず発行してもらいましょう。しかし、中には中々発行してもらえないというケースもあります。そのような場合には、ここでお伝えする下記の対処法を実践することで解決が可能です。
それぞれ具体的にどういった対処法になるのか、準備すべきものや必要な手続きなどについて詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
まずは社内の担当者に確認しましょう。基本的に給与明細などの書類は人事が担当していることがほとんどです。場合によっては何らかの事情で手続き上の手違いが発生してしまい、発行し忘れていたというケースもあるため、まずは人事担当に確認してください。
話をごまかされたり聞いてくれないという状況になったら、給与明細の発行は所得税法で義務付けられていること、違反すれば罰則が科せられることを説明し、法に則って交付するように依頼しましょう。
人事担当に相談しても対応してもらえない場合、社内で解決するのは難しくなります。その際には、税務署へ行き「給与支払明細書不交付の届出」を出しましょう。給与明細が発行されなかった場合に届け出ることができますが、一度発行された給与明細の再発行を申請することはできないので注意してください。
給与支払明細書不交付の届出を提出すると、会社に連絡がいきます。税務署から直接給与明細をすぐ発行するようにと指導してくれるので、自分が動く必要はありません。税務署からの指導を無視する企業はほぼないため、給与明細発行の手続きをしてくれる可能性は大いに高まるでしょう。
仮に振り込まれた給与が正当な金額ではなく、未払いの賃金がありそれを隠ぺいするために給与明細が不発行だった場合、労働基準監督署に相談してください。労働基準監督署は、給与明細だけでなく労働基準法を厳しく取り締まる機関です。
給与明細の不発行はそれだけで違反となり、さらに未払いの賃金などの労働基準違反がある場合、会社には重い処罰が下されることも少なくありません。中には刑事処分に発展するケースもあるでしょう。
また、監査が会社に入れば悪質な対応やずさんな管理が改善される可能性もあるので、自分だけではなく他の従業員のためにもなります。
未払いの賃金がある場合、自分だけではうまく交渉できないことがあります。そういったトラブルが生じた際には弁護士に依頼するのもひとつの方法です。弁護士に依頼すれば、代理人として未払い賃金の支払いを交渉してくれます。
自分で行う場合、知識などがないため上手く交渉できないこともありますが、弁護士は法律のプロです。従業員の権利を守って対応してくれるでしょう。交渉の際には所得税法や労働基準法など、仕事に関する様々な法律に基づき主張するため、会社側は請求に応じる可能性が高くなります。
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給与明細の交付方法は、一昔前であれば紙媒体が主流でした。しかし、ネット社会といわれる現在ではデータによる交付も一般的となっています。
下記でそれぞれの交付方法について詳しく紹介します。書面とデータの違いや特徴について、正しく理解しておきましょう。
書面での交付は、給与明細書に従業員それぞれの情報を記載し印刷して渡します。書面での交付はこれまで一般的に行われてきた方法で、毎月給与の振り込み日よりも前に配布されるのが通常です。
店舗や事務所が給与明細を作成する部署と離れている場合、テレワークや在宅勤務を導入している企業の場合などは、給与振り込み日までに確実に従業員の手に渡るようにしなければいけません。
また、それぞれ封筒に入って渡されることがほとんどで、書面での交付は印刷や封入の手間、郵送の場合は送料などのコストがかかるのが特徴といえるでしょう。
電子メールや社内ネットワーク、インターネットを通して給与明細のデータが交付されます。電子データによる給与明細書の交付は、2006年に税法改正が行われ、2007年より認められ実施されるようになりました。
書面での交付とは異なり、印刷や封入の手間が省かれること、郵送代の削減など様々なメリットが挙げられます。また、離れたオフィスや在宅勤務であっても、データを送信すれば交付が完了となるため、給与の振り込み日に間に合わないという心配もありません。
こうした観点から、データで給与明細を交付している企業が増加傾向にあります。しかし、データでの交付は従業員の同意が必須です。また、もしも従業員からの請求があれば、紙媒体での給与明細書発行をしなければいけません。
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西郷 勢矢
給与明細は書面での交付以外にデータでの交付も正式に認められています。
書面で受け取っていないから違反だと思う方もいるかもしれませんが、データで交付されているのであれば問題ありませんので、給与明細を受け取っていない方はデータで交付されていないかをチェックしましょう。
データであれば企業側も従業員側も保管がしやすくなるため、近年はデータ化が進んでいる傾向にあります。
正しい賃金が受け取れているのかを確認するために重要な給与明細ですが、記載される内容は報酬額だけではありません。給与明細には、大きく分けて3つの記載項目があります。
それぞれどのような内容が記載されるのか、下記で詳しくみていきましょう。
従業員が勤務した日数や勤務時間、残業時間など、勤怠に関わる情報が記載される欄です。就業規則などで定められている勤務日数や実際に出勤した日数、残業した場合は残業時間などが細かく記載されているので、タイムカードなどと照らし合わせてチェックしておきましょう。
また、ここでは欠勤日数や早退・遅刻の日数なども記載されます。体調や事情などで休んだ日や早退・遅刻した日の日数も正しいかどうか確認するようにしてください。
会社から支給される基本給をはじめ、残業や資格、通勤費などの各種手当てが記載される欄です。実際に残業した時間分しっかり支給されているか、もらえるべき手当は全て含まれているかなどをチェックしておきましょう。
会社によっては、家族手当や家賃補助などの支給を受けられるケースもありますので、ひとつずつ確認するようにしてください。
社会保険や雇用保険、所得税や住民税など、支給される給与から控除される金額が記載されています。また、いわゆる前借りをした場合、その分も引かれるため正しく記載されているかどうか確認しておきましょう。
保険料は計算方法が定められています。主な計算方法は下記を参考にしてください。
給与明細の発行は会社の義務ですが、その給与明細を保管する義務はありません。しかし、給与の計算のために必要な書類や明細に記載される項目をまとめた書類などは、それぞれ保存が義務付けられています。
具体的にどんな書類を保存するのか、下記表で確認していきましょう。
| 必要書類 | 詳細 |
| 労働者の名簿 | 労働者の氏名や住所などの個人情報が記載されている従業員が1人でもいる場合は会社規模に関わらず作成する必要がある |
| 雇い入れに関連 | 履歴書・雇用契約書・労働条件通知書など、雇い入れに関する書類 |
| 解雇関連 | 解雇予告除外認定関係書類・解雇決定関連書類など、解雇に関する書類 |
| 災害補償関連 | 労災にあたる怪我などの診断書・補償支払い関連の書類・領収関係の書類 |
| 賃金台帳 | 従業員の勤務日数や賃金の計算期間など、給与支払い状況が記載されている書類 |
| 賃金関連 | 昇給、減給関連・賃金決定書類など、賃金に関する書類 |
| 労働関係関連 | タイムカード・出勤簿などのように出勤日や勤務時間が分かる書類 |
上記書類の保管義務は5年間です。また、扶養控除の申告書や基礎控除申告書など、控除関連の書類は基本的に7年間保管する必要があります。
給与明細についてさらに深く理解するために、下記2つの注意点について紹介します。
給与明細は従業員にとって重要な書類です。その扱いを正しく把握しておかなければ、後々予想外のトラブルに繋がりかねません。ここでは、給与明細について特に注意すべき2つの項目についてお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
前述したように、給与明細は紙媒体だけでなくデータでの交付もあります。その際、紙でなくても違法にはなりません。実際電子データで給与明細を発行している企業は多く、コストや資源節約のために年々増加しているのが現状です。
電子データの給与明細でも、紙と同じように「勤怠」「支給」「控除」の3点が記載されています。「給与明細は紙じゃなければいけない」ということは法律に定められていないため、電子データで受け取っても問題ありません。
給与明細は会社側に保管の義務はありませんが、確定申告などで必要になるため、個人で必ず保管しておきましょう。給与明細がなければ、正しい勤務日数や残業時間、支給された金額などを把握することが難しくなります。
最低でも2年間は保管し、すぐに破棄しないようにしてください。給与明細は正しく賃金が受け取れているかどうか確認する大切な書類です。毎月すぐに捨ててしまうという方は少なくありませんが、万が一を考えて必ず保管しておきましょう。
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西郷 勢矢給与明細の保管義務は企業、従業員ともにありません。
労働時間に対して正確に賃金が支払われているかどうか、支給されている金額に誤りがないかを確認できる書類なので、すぐに処分してしまわないようにすることが大切です。
給与明細について、疑問や不安を抱える方は多くいるのではないでしょうか。ここでは、よくある質問の中から特に大切な項目をまとめました。
本記事内でお伝えした内容と重複する部分もありますが、確認のためにも再度それぞれの内容をしっかりとチェックしておきましょう。
給与明細の発行は所得税法において定められています。もしも従業員へ給与明細を発行しない場合、本記事でもお伝えしているように「1年以上の懲役または50万円以下の罰金」が会社側に課せられてしまうため、どんな理由があろうとも給与明細は発行しなければいけません。
また、注意すべき点として、給与明細の発行は「所得税法で定められている」という点が挙げられます。労働基準法では給与明細に関する提言はないため気を付けましょう。
まずは会社の人事に相談してください。通常ではありえませんが、何かしらの手違いで給与明細の発行ができていなかったというケースもあります。それでも発行されない場合は税務署や労働基準局に相談してみましょう。
悪質な会社の場合、給与明細を故意に発行していないといったことも少なくありません。こういった状況では自分だけでの交渉は限界があるため、プロの力を借りて解決を目指してください。
紙、もしくは電子データの交付が認められています。これまでは紙での交付が主な方法でしたが、2006年に行われた税法改正によって、電子データでの交付が2007年からスタートしました。印刷の手間をなくしたり封入作業をなくして負担を減らしたりと、様々なメリットがあります。給与明細の交付は義務付けられていますが、交付の種類は紙でも電子データでも問題ありません。
給与明細の再発行は、勤務データがあれば可能です。会社は、給与明細の保管義務はありませんが、給与明細に記載する情報の根拠となるデータは保管しておく必要があるため、会社に申請すれば再発行してもらえます。
しかし、給与明細の発行に関しては所得税法で定められていますが、再発行に関する義務は特にありません。会社によっては再発行できないケースもあるでしょう。基本的には再発行してくれる企業がほとんどですが、事前に確認しておくと安心です。
給与明細には、勤務日数や時間などの「勤怠」基本給や各種手当などの「支給」保険や税金などの「控除」という3つの情報が記載されています。この3つの項目は、書面・データのどちらの給与明細でも変わりありません。
給与明細を保管せず、もらってもすぐ処分してしまうという方も多くいるのではないでしょうか。しかし、給与明細はいつどのくらいの賃金を受け取ったかを証明するための大切な書類です。
確定申告はもちろん、車のローンや賃貸契約の際にも役立てられるため、最低でも2年間は保管しておくようにしましょう。
もしも給与明細の内容に誤りがあった場合、給与明細を発行している社内の部署に問い合わせてみましょう。会社によっては人事ではなく、経理や総務が行っているケースもあります。どの部署か分からなければ上司に聞いたり、企業の相談窓口に問い合わせて確認してください。
給与明細は雇用形態に関係なく発行することが義務付けられています。雇用形態が正社員ではないという理由で発行されないのは不当な扱いです。給与明細は、アルバイトやパートでも必ず受け取れるので、もしも給与明細が発行されない場合は社内の担当者に確認し、必ず交付請求してください。
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働いた日数や時間、残業手当など、何にどのくらいの賃金が発生しているのか、正しい給与が受け取れているかを確認するためには、給与明細は欠かせない大切な書類です。給与明細が発行されなければ、正しく賃金が受け取れているかどうかも判断できません。
所得税法により、賃金の支払いが発生する場合は雇用形態に関わらず、全従業員が給与明細を発行してもらう権利があります。「会社が発行してくれないから」「もらってもすぐ捨ててしまうから」とそのままにしないようにしてください。
悪質な会社の場合、賃金をごまかしているケースもあります。お給料は、労働に対する正当な報酬です。頑張って働いた分のお金を正しく受け取るためにも、本記事でお伝えした情報を参考に、必ず給与明細を受け取りましょう。
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2級ファイナンシャル・プランニング技能士/証券外務員一種
西郷 勢矢給与明細の内容は大きく変動することがないため、あまり確認していないという方も多いと思いますが、実際に支給額が合っているのか、残業代は適切に支払われているかを確認することが大切です。
健全な企業に勤めていれば問題ない可能性が高いですが、企業によっては残業代の未払いが発生することもあります。
給与明細に未払いの給与がないか、適切に振り込まれているのかを確認するようにしましょう。