QRコード受付システムとは
QRコード受付システムとは、受付に設置されたQRコードを来訪者がスマートフォンで読み取ると、ブラウザ上でチャット画面が開き、会社名・氏名・来訪目的などを入力して受付が完了するシステムです。
入力内容はリアルタイムで担当者に通知され、来訪情報はクラウドに記録されます。来訪者・担当者ともに専用アプリのインストールは不要で、受付端末やタブレットの常設も必須ではありません。
ポイント
来訪者は自分のスマートフォンだけで受付を完了できます。アプリのダウンロードも、紙への記入も不要です。
QRコード受付の主な方式
「QRコード受付」には複数の方式があります。仕組みや必要な設備が異なるため、導入を検討する際はどの方式かを確認しておくことが重要です。
1. 来訪者スマホ読取型
受付場所に設置されたQRコードを、来訪者自身のスマートフォンで読み取る方式です。来訪者のブラウザで受付画面が開き、専用アプリのインストールや受付端末が不要です。ポチッと受付はこの方式を採用しています。
2. 受付端末読み取り型（来訪者QR発行型）
事前に発行されたQRコード（入場証・予約確認メールなど）を、受付に設置された端末のカメラで読み取る方式です。イベントや展示会の来場者確認などに多く使われます。受付側に読み取り端末が必要です。
3. 入館ゲート連携型
QR認証を入館証やゲートシステムと連携し、物理的な入退館管理を自動化する方式です。セキュリティゲートを持つビルや大規模施設での利用が中心です。
ポチッと受付の方式
ポチッと受付は「来訪者スマホ読取型」です。受付に設置したQRコードを来訪者が自分のスマートフォンで読み取り、ブラウザのチャットで情報を入力して受付が完了します。専用端末・アプリは不要です。
来訪者の受付フロー（4ステップ）
ポチッと受付を例に、QRコード受付システムを利用した際の来訪者フローを確認してみましょう。
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QRコードをスマートフォンで読み取る
受付に設置されたQRコードをカメラアプリで読み取ります。専用アプリのインストールは不要です。
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ブラウザのチャットで必要事項を入力
スマートフォンのブラウザが自動的に開き、画面の案内に沿って会社名・氏名・来訪目的などを入力します。
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担当者へリアルタイムで自動通知
入力内容が担当者へ即座に通知されます。ポチッと受付ではSlackへの通知に対応しています（Teamsは準備中）。
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受付完了・スムーズにご案内
受付が完了し、担当者が迎えに出ることで来訪者をスムーズにご案内できます。
従来の受付との違い
これまでの受付は、来訪者が受付カウンターで呼び鈴を押すか電話で担当者を呼び出し、有人対応で取次ぎを行うのが一般的でした。そのたびに担当者の手が止まり、紙の名簿への記入、電話の取次ぎという一連の作業が発生します。
| 比較項目 | 従来の受付 | QRコード受付 |
|---|---|---|
| 来訪者の操作 | 呼び鈴・電話・記帳 | QRコード読取→チャット入力 |
| 担当者への通知 | 電話・PHS・口頭 | Slack等へ自動通知 |
| 来訪記録 | 紙の名簿への手書き | クラウドに自動記録 |
| 受付スタッフ | 常駐が必要なケースあり | 無人での対応が可能 |
| 来訪者のアプリ | 不要 | 不要 |
電話による取次ぎは、受け取る担当者の作業を中断させるコストが毎回発生します。1回の中断はわずか数分に見えても、年間では大きな積み重ねになります。 （参考：取次ぎ1回約5分×1日6回×月20営業日＝月10時間 という計算になるモデルケースについては受付業務の課題をご覧ください）
アプリ不要・専用端末不要の理由
来訪者にアプリが不要な理由
QRコードを読み取ると、スマートフォンのブラウザ（Safari・Chrome等）が自動的に起動して受付チャット画面が表示されます。Webブラウザで完結するため、事前のアプリインストールは一切不要です。
専用受付端末・タブレットが不要な理由
受付に設置するのはQRコードのみです。受付専用のiPadやタブレットを常設する必要はなく、既存の環境にQRコードを貼るだけで導入を開始できます。工事や電気設備工事も必要ありません。
導入に必要なもの（確認済み）
QRコードが読み取れる場所へのQRコード掲示のみ。専用受付端末・タブレット・工事は不要です。
担当者への通知方法
来訪者がチャットで情報を入力すると、担当者へリアルタイムで通知が届きます。ポチッと受付ではSlackへの通知に対応しています。会社名・氏名・来訪目的の情報がそのまま通知されるため、担当者は画面を見るだけで来客を把握できます。
来訪情報はクラウド上に記録・一元管理されるため、後からの確認や共有もスムーズです。
QRコード受付システムを活用できる場面
来訪者対応が発生するさまざまな場面で活用できます。
- オフィスの来客受付（定期的に外部の方が訪れる企業）
- クリニック・医療機関の受付
- 士業事務所（税理士・司法書士・社労士など）
- 展示会・セミナー会場の受付
- シェアオフィス・コワーキングスペースの来訪受付
- 複数拠点を持つ企業の統一受付フロー
※ 上記の活用場面はポチッと受付の公式情報（FAQ等）を参考にしています。
よくある質問
QRコード受付システムの導入に工事は必要ですか？
不要です。QRコードを印刷・設置するだけで利用を開始できます。受付端末やタブレットの常設も必須ではありません。
来訪者はアプリをインストールする必要がありますか？
不要です。スマートフォンの標準カメラでQRコードを読み取ると、ブラウザで受付画面が開きます。専用アプリのダウンロードは一切不要です。
来訪者の情報はどのように保存されますか？
入力された情報はクラウド上に記録されます。紙の名簿への記入は不要で、ペーパーレスで来訪情報を一元管理できます。
