受付の電話取次が抱える問題
「○○様がいらっしゃいました」——受付からのこの1本の電話が、担当者の集中を断ち切ります。電話を受けるために手を止め、内容を確認し、来訪者のところへ向かう。1回あたり数分のこの作業が、毎日何度も繰り返されます。
研究では、わずか2.8秒の業務中断でも作業エラー率が約2倍に上昇し、中断後に速く作業しようとすることでストレスが増加することが報告されています（Altmann et al., 2014; Mark et al., 2008）。
電話取次の主な問題
担当者の業務中断・集中力の低下・ストレス増加・受付スタッフの拘束。来客1回あたり約5分のロスが積み重なると、月間10時間以上になる計算です（取次ぎ1回5分×1日6回×月20営業日のモデルケース）。
電話取次を廃止するための仕組み
電話取次をなくすには、「来客情報が担当者へ自動で届く仕組み」を構築することが必要です。QRコード受付システムはこの課題に直接対応します。
電話取次ありのフロー（従来）
-
1
来訪者が受付に到着
受付スタッフまたは呼び出しボタンで来訪を知らせる。
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2
受付から担当者へ電話
担当者の名前・部署を確認して内線または携帯電話に連絡。担当者の手が止まる。
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3
担当者が来訪者を迎えに行く
移動・誘導・案内で数分が経過する。
電話取次なしのフロー（QRコード受付）
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1
来訪者がQRコードを読み取り、チャットで入力
会社名・氏名・来訪目的をスマートフォンのブラウザで入力。電話不要。
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2
担当者のSlackに自動通知が届く
入力完了と同時にSlackへ通知。担当者は自分のスマートフォン・PCで確認できる。電話対応不要。
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3
担当者が来訪者を迎えに行く
通知内容で来訪者情報を把握済みのため、スムーズに案内できる。
電話取次廃止のメリット
担当者の業務中断が減る
電話による呼び出しがなくなるため、担当者は自分のペースで通知を確認できます。緊急度の低い来客通知で作業を中断する頻度を下げられます。
受付スタッフの電話対応業務がなくなる
受付スタッフが担当者を探して電話をかける作業がなくなります。受付スタッフが不在の時間帯でも、来訪者が自分で受付操作を完了できます。
来客情報がデジタルで記録される
誰がいつ来訪したかの記録が自動でクラウドに保存されます。口頭での取次ぎによる情報の抜け漏れが防げます。
電話取次廃止の前に確認すること
- 担当者がSlack等の通知ツールを日常的に使用しているか
- スマートフォンで通知を受け取れる環境があるか
- 来訪者がスマートフォンを持参していることが多い業種・環境か
- 電話対応が必要な来客（スマートフォン非所持の方など）への対応フローを別途用意できるか
ポチッと受付での電話取次廃止
ポチッと受付では、来訪者がQRコードを読み取り、スマートフォンのブラウザのチャットで受付を完了すると、担当者へSlackでリアルタイム通知が届きます。受付電話は不要です。
専用アプリのインストールや専用端末の設置も不要です。QRコードを受付に設置するだけで導入を開始できます。
Teams連携は現在準備中です（2026年8月時点）。Slack以外のツールへの対応については、お問い合わせください。
よくある質問
担当者への通知はどうやって届きますか？
来訪者がQRコードを読み取り、チャットで必要事項を入力すると、入力完了と同時に担当者のSlackへ通知が届きます。会社名・氏名・来訪目的がそのまま通知されるため、担当者は電話を受けずに来訪内容を把握できます。
電話が完全になくなりますか？
QRコード受付を使用した場合の来客通知は電話不要になります。ただし、スマートフォンを持参されていない来訪者など、QRコードを利用できない場合には別の対応が必要です。すべての電話取次が自動的に廃止されるわけではありませんが、多くの来客対応における電話を削減できます。
Slack以外のツールで通知を受け取れますか？
現在、ポチッと受付ではSlackへの通知に対応しています。Teams連携は準備中です（2026年8月時点）。その他のツールへの対応についてはお問い合わせください。
