受付システムとは
受付システムとは、オフィスや施設の来客対応・取次業務を自動化・デジタル化するためのソフトウェアサービスです。来訪者が到着した際の受付操作から、担当者への通知、来訪記録の管理までを一元的に処理します。
従来は受付スタッフが電話で担当者を呼び出し、紙の名簿に記入するという手作業が中心でした。受付システムを導入することで、これらの作業をデジタル化し、担当者の業務中断を減らすことができます。
定義
受付システム ＝ 来客の受付・通知・記録をデジタルで自動処理するサービス。有人受付を補完または代替するクラウドサービスが主流です。
受付業務の現状と課題
来客のたびに発生する電話の取次ぎや紙への記帳は、一見小さな作業に見えます。しかし積み重なると、担当者が1人あたり年間で相当な時間を費やすことになります。
さらに、研究から「業務中断がミス率を高め、ストレスを増加させる」ことが明らかになっています。
- 取次ぎ1回あたり約5分の業務中断（電話応対・呼び出し・誘導）
- 1日6回発生すれば、月に約10時間のロス（月20営業日の場合）
- わずか2.8秒の中断でも作業エラー率が約2倍に上昇（Altmann et al., 2014）
- 中断後に仕事を速くこなそうとすることでストレスが増加（Mark et al., 2008）
※ 上記研究データの出典：Altmann, Trafton & Hambrick (2014) J. Exp. Psychol.: General 143(1); Mark, Gudith & Klocke (2008) Proc. CHI '08.
受付システムの種類
受付システムは大きく3種類に分類できます。それぞれの特徴と、向いている環境を整理します。
① タブレット型（iPad設置型）
受付にiPadなどのタブレットを設置し、来訪者がタブレット上で操作して受付を行うタイプです。画面のカスタマイズや多言語対応など機能が豊富で、大規模オフィスや来客数が多い環境に向いています。専用端末の管理・充電・故障対応が発生します。
② QRコード型（スマートフォン完結型）
受付にQRコードを設置し、来訪者が自分のスマートフォンで読み取って受付を行うタイプです。専用端末が不要で初期費用を抑えられます。来訪者のスマートフォンのブラウザで完結するため、アプリのインストールも不要です。小規模〜中規模オフィス、クリニック、士業事務所など幅広い環境で導入しやすいのが特徴です。
③ インターホン・内線型
既存のインターホンや内線電話と連携し、来訪者が呼び出しボタンを押すと担当者のスマートフォンに着信するタイプです。電話設備の整ったビルや工場の入退管理に向いています。
| 種類 | 専用端末 | 来訪者アプリ | 向いている環境 |
|---|---|---|---|
| タブレット型 | 必要（iPad等） | 不要 | 大規模オフィス・多言語対応が必要な環境 |
| QRコード型 | 不要 | 不要 | 小〜中規模オフィス・クリニック・士業・展示会 |
| インターホン型 | 設備依存 | 不要 | ビル管理・工場・物理セキュリティ重視の環境 |
※ 上記の分類は一般的な受付システムの種類に基づく説明です。各サービスの仕様は公式サイトでご確認ください。
受付システム導入のメリット
電話取次ぎを削減できる
担当者への通知をSlackやチャットツールで自動化することで、受付の電話取次を大幅に削減できます。担当者は自分のPC・スマートフォンで通知を受け取るため、業務の中断を最小限に抑えられます。
来訪記録がペーパーレスになる
紙の名簿への手書きが不要になり、来訪情報はクラウドに自動記録されます。後からの検索・共有・集計がしやすくなります。
無人受付を実現できる
受付スタッフが常駐していない時間帯でも、来訪者が自分で受付操作を完了できます。週末・夜間の来客対応や、受付担当者の負担軽減に役立ちます。
受付システム選びのチェックリスト
受付システムを選ぶ際は、自社の環境と来訪者のニーズを照合することが重要です。以下のポイントを事前に確認しておきましょう。
導入環境の確認
- 来訪者にアプリのインストールを強いたくないか
- 専用タブレット・端末の設置・管理コストを避けたいか
- 工事なしで導入したいか
- 複数拠点で統一した受付フローを構築したいか
通知・連携の確認
- 社内で使用しているチャットツール（Slack・Teams・Chatwork等）と連携できるか
- 担当者不在時の通知ルールを設定できるか
- 来訪情報をリアルタイムで複数の担当者に送れるか
セキュリティ・データ管理の確認
- 来訪者情報の保存場所・保存期間・削除方法が明確か
- セキュリティホワイトペーパー等の資料を提供しているか
- プライバシーポリシーが自社ドメインで公開されているか
料金・サポートの確認
- 初期費用・月額料金が明確に公開されているか
- 無料トライアルで試せるか
- 導入後のサポート体制はあるか
重要：料金は必ず公式サイトで確認する
受付システムの料金は、利用人数・拠点数・機能によって大きく異なります。比較検討時は、各サービスの公式サイトで最新の料金を確認してください。
QRコード型受付システム「ポチッと受付」について
ポチッと受付は、株式会社TFPグループが提供するQRコード型の受付システムです。来訪者が自分のスマートフォンでQRコードを読み取り、ブラウザのチャットで情報を入力するだけで受付が完了します。
専用アプリのインストールや専用タブレットの設置は不要で、工事なしで導入できます。担当者へのリアルタイム通知はSlackに対応しています（2026年8月時点）。
対応業種はオフィス・クリニック・士業事務所・展示会など、来訪者対応が発生するさまざまな場面を想定しています。詳しくはサービスページをご覧ください。
よくある質問
受付システムの導入費用はどのくらいかかりますか？
サービスによって異なりますが、タブレット型はタブレット端末代（数万円〜）＋月額利用料（数千円〜数万円）、QRコード型は端末不要で月額料金のみのケースが多いです。初期費用を抑えたい場合はQRコード型が有利です。各サービスの公式サイトで最新料金をご確認ください。
受付システムは中小企業・小規模オフィスでも使えますか？
はい。特にQRコード型の受付システムは専用端末不要・工事不要で導入できるため、従業員数が少ない中小企業や小規模オフィスでも手軽に始められます。月額費用も大規模なシステムより低コストになるサービスが多いです。
工事なしで受付システムを導入できますか？
QRコード型の受付システムであれば工事は不要です。QRコードを受付に設置するだけで利用を開始できます。タブレット型でも配線なしのWi-Fi運用であれば工事不要なケースがほとんどです。
受付システムで来訪記録はどのくらいの期間保存されますか？
保存期間はサービスによって異なります。導入前に各サービスの仕様・プライバシーポリシーで確認することをおすすめします。個人情報保護の観点から、不要になったデータを削除できる機能があるか確認しておくと安心です。
受付システムは複数拠点で使えますか？
多くの受付システムは複数拠点への対応が可能です。拠点ごとにQRコードや通知先を設定し、来訪情報を一元管理できます。導入前に複数拠点対応の可否と追加費用を確認しておきましょう。
